Une infrastructure modulaire qui transforme les flux du quotidien — mails, factures, indicateurs, reporting — en actions structurées dans Notion. Avec validation humaine systématique et une IA française et souveraine.
Une boîte mail qui sature, des factures fournisseurs à valider, des indicateurs à consolider entre établissements, des candidatures à trier, des relances à envoyer, des contrats à surveiller, des reportings à produire pour chaque propriétaire.
Beaucoup de ces flux peuvent être traités automatiquement — pas remplacés par une machine, mais préparés par elle pour vous permettre de décider plus vite et plus tranquillement.
« Garder la main, lâcher la charge. »
Une infrastructure unique. Trente-huit briques différentes qui s'y branchent. Pas de patchwork d'outils SaaS, pas de dépendance à un éditeur tiers : un système modulaire qui grandit avec votre portefeuille.
Le moteur d'extraction est Mistral, opéré à Paris sur infrastructure Scaleway. Vos échanges ne quittent pas l'Union européenne. Rien chez OpenAI, rien chez Google.
Aucune action n'est exécutée sans votre œil dessus. L'IA propose, structure, prépare. Vous décidez, ajustez, validez en un clic.
La même architecture sert toutes les automatisations. Chaque brique s'ajoute sans tout reconstruire. Le système grandit au rythme de votre portefeuille.
L'ensemble des automatisations disponibles sur cette infrastructure. À prioriser ensemble, selon vos besoins du moment.
L'ensemble des briques disponibles sur cette infrastructure, pour un cabinet de conseils en mandat de gestion hôtelière. Toutes déployables sans reconstruire quoi que ce soit. À prioriser ensemble.
Transformer la boîte mail en source de tâches structurées et de rendez-vous prêts à confirmer, sans saisie manuelle.
Lecture des mails entrants, extraction des actions à mener par l'IA, création d'une tâche pré-remplie dans Notion en attente de validation, classée par établissement.
Détection des éléments calendrier dans vos échanges (RDV, réunion, visite de site) et préremplissage d'un événement Outlook en attente de validation.
Push Telegram immédiat sur les mails à très haute priorité, identifiés par expéditeur, mot-clé ou propriétaire en mandat. Vous savez en temps réel ce qui ne peut pas attendre.
Pièces jointes triées automatiquement par établissement et catégorie dans une arborescence structurée sur OneDrive. Fin des fichiers égarés dans la boîte mail.
Pour les mails standardisés (devis, demande d'info, relance fournisseur), un brouillon est préparé par l'IA et attend dans Outlook. À relire, ajuster, envoyer.
Application de libellés et dossiers Outlook par catégorie et établissement au fil des entrées. Votre boîte mail se range toute seule.
Création et mise à jour automatique d'une base Contacts dans Notion (fournisseurs, partenaires, propriétaires) au fil de vos échanges. Un carnet d'adresses qui se construit tout seul.
Le cœur du métier de mandataire : voir, anticiper, restituer. Quatre automatisations qui transforment la donnée brute en outils de pilotage et de reporting.
Synthèse automatique des indicateurs et actions de la semaine, envoyée à chaque propriétaire en mandat le lundi matin. Format mail ou PDF, personnalisé par établissement.
Vue Notion temps réel des KPIs multi-sites : CA, occupation, tâches ouvertes, alertes en cours. Tout votre portefeuille d'un coup d'œil.
Base Notion des contrats fournisseurs et partenaires avec alertes automatiques à 30, 60 et 90 jours avant échéance. Plus de renouvellement oublié.
Récap mail consolidé envoyé chaque vendredi : « ce qui s'est passé cette semaine sur l'ensemble de vos sites ». Une lecture, vous savez tout.
Notification Telegram quand un indicateur clé passe sous ou sur un seuil défini : taux d'occupation, REVPAR, score de satisfaction. Vous êtes alerté avant que le problème ne s'installe.
Scraping quotidien des prix OTA des établissements concurrents, historique graphique dans Notion. Réagir aux mouvements tarifaires sans effort de collecte.
Outiller la croissance du cabinet : suivre les opportunités de nouveaux mandats, professionnaliser le tri des candidatures.
Suivi des prospects de nouveaux mandats, étapes du pipeline commercial, relances automatiques. Une vue claire de votre développement.
Mail avec CV en pièce jointe → extraction des informations clés → Notion comme ATS léger avec scoring IA. Plus aucune candidature ne se perd dans le fil.
Alerte sur mots-clés (mandat de gestion, hôtel à reprendre, AMO) sur sites publics et plateformes spécialisées. Ne manquez aucune opportunité de nouveau mandat.
Template auto-rempli depuis les données prospect dans Notion pour produire rapidement une proposition commerciale personnalisée.
Checklist Notion auto-créée et reminders automatiques pour chaque nouvelle embauche. Rien d'oublié, tout tracé dès le premier jour.
Base Notion des formations et certifications avec alertes sur les échéances de renouvellement. Conformité assurée sans suivi manuel.
Rappel Telegram des anniversaires, anciennetés et dates symboliques de vos collaborateurs. Le lien humain, sans charge mémorielle.
Industrialiser la saisie comptable et le suivi des paiements. Moins de manipulation, moins d'oublis, plus de visibilité.
Mail avec facture → extraction Mistral (montant, échéance, fournisseur, lignes) → Notion + dépôt structuré dans OneDrive. Comptabilité prête à transmettre.
Suivi des paiements clients dans Notion et envoi automatique de mails de relance à J+15, J+30, J+45, avec validation préalable de votre part.
Photo de ticket envoyée à un bot Telegram → l'IA extrait montant, date, catégorie → enregistrement dans Notion + dossier OneDrive. Zéro saisie manuelle.
Si accès aux comptabilités des établissements via les mandats, agrégation automatique des données financières et restitution en dashboard multi-sites dans Notion.
Faire bénéficier vos sites sous mandat de la même infrastructure. Briques déjà éprouvées sur le terrain.
Booking, Expedia, Weekendesk, Keytel → résumé opérationnel formaté pour la réception de chaque site. Plus rapide à lire, plus simple à exploiter.
Synthèse hebdomadaire CA, occupation, ventes, indicateurs clés pour chaque établissement géré. Transmise au directeur de site, au propriétaire, ou aux deux.
Récupération des données PMS quotidiennes (occupation, ventes, PDJ, articles) depuis Thaïs et injection dans Notion. Déjà éprouvé sur le terrain.
Veille TripAdvisor, Google, Booking : notification Telegram immédiate en cas d'avis problématique sur l'un de vos établissements. Réagissez avant que l'impact ne s'installe.
Depuis Notion, génération automatique des procédures opérationnelles internes en PDF. Utile à chaque arrivée de nouveau directeur ou changement d'équipe.
Les briques qui rendent le système conversationnel. À déployer une fois l'infrastructure éprouvée sur les briques précédentes.
Chatbot Telegram qui répond à vos questions sur la base de connaissances HoReCo : statut d'un dossier, échéances à venir, KPIs d'un site, contacts récents.
Un vocal envoyé à un bot → transcription Whisper → IA structure → tâche Notion ou note dédiée. Capter une idée en mouvement, sans interrompre votre flow.
Question en langage naturel qui cherche simultanément dans Mail, OneDrive et Notion. « Où en est le dossier Lyon ? » — la réponse vient de partout à la fois.
UptimeRobot surveille en permanence chaque composante de l'infra. Alerte Telegram immédiate si quelque chose tombe. Vous savez avant que ça impacte.
Automatiser la présence externe du cabinet : contenu, site, agenda. Moins de friction administrative, plus de régularité.
Veille hôtelière automatique + édition assistée par Mistral + envoi via Mailchimp ou Brevo. Une newsletter sectorielle sans charge de rédaction.
Push de contenu (actualités, mandats remportés, témoignages) depuis Notion vers le site HoReCo via l'API Wix. Le site reste vivant sans manipulation manuelle.
Vue consolidée des agendas Alexandre et de son équipe pour repérer instantanément les créneaux communs. Fin des allers-retours de disponibilités.
Que la source soit un mail, une facture ou un indicateur PMS, l'information atterrit au bon endroit, dans la bonne vue, avec le bon statut. Triée par établissement, groupée par confiance de l'IA.
Aperçu illustratif. Chaque automatisation peut alimenter cette vue ou une vue dédiée selon votre préférence.
Aucun mot de passe stocké. L'accès aux services (Microsoft 365, Notion, etc.) passe par les autorisations officielles révocables à tout moment depuis vos consoles d'administration.
Le moteur N8N tourne sur un serveur en Allemagne (Hetzner). L'IA Mistral est opérée à Paris. Aucune sortie de données hors UE.
Mistral La Plateforme ne conserve ni n'entraîne ses modèles sur vos prompts. Chaque donnée est traitée en transit : lue, comprise, oubliée.
Vous pouvez exclure des expéditeurs, des libellés, des domaines ou des catégories entières du périmètre. Les sujets sensibles restent hors du circuit.
La réponse dépend de vos priorités. C'est précisément l'objet du premier échange : identifier ensemble les deux ou trois automatisations qui auraient le plus d'impact immédiat sur votre quotidien, et construire un plan séquencé qui les met en œuvre dans le bon ordre. On ne déploie pas tout d'un coup.
Toute action proposée par l'IA démarre en statut « À valider ». Vous pouvez la modifier, la fusionner avec une autre, ou la rejeter. Chaque rejet permet d'affiner le moteur d'extraction au fil des semaines.
Comptez 2 à 3 semaines entre la validation du périmètre et la mise en service de la première brique. La phase de calibration de l'IA dure une à deux semaines supplémentaires, le temps de l'ajuster à votre vocabulaire métier. Les briques suivantes sont plus rapides : l'infrastructure est déjà en place.
L'infrastructure est commune à toutes les briques. Une fois la première en place, les suivantes viennent s'y greffer sans tout reconstruire. Idem pour vos établissements : chaque nouveau mandat s'ajoute en quelques minutes, l'IA apprend à le reconnaître, la base Notion l'intègre comme nouvelle propriété.
Maxime Poujouly, via la société Socito Industries (SASU). Coordinateur opérationnel à l'Hôtel du Causse Comtal et développeur d'automatisations pour le secteur de l'hôtellerie. Connaissance fine du quotidien d'un établissement et d'un cabinet de mandat de gestion, stack technique maîtrisée de bout en bout : N8N, Notion, Mistral, Microsoft Graph.
Les livrables convenus lors du premier rendez-vous. En cours de construction.
Mise en page basée sur la charte TOE. Gamma ou équivalent. Les mots en rouge constituent les baselines à valoriser.
Basé sur la charte d'engagement TOE et le site TOE. Sections : infos, personnalité d'engagement, vision du métier, apport à TOE, méthodologie, vision mandat/gestion.
Espaces Notion optimisés pour le Groupe Quintessence (Relais Millau Larzac, Léonie Millau, Les Berges du Tarn…). Périmètre à préciser avec Alexandre.
Trois parties : identité et différenciation Léonie · le service (durée, commandes, standards) · scénarios en groupe sur paperboard (construits à partir des avis et du discours Léonie).
Programme dédié aux directeurs des établissements Léonie Millau. Contenu et format à définir.
Pour l'ouverture de l'OGH Le Carat à Chambly. Source : document Radisson Blu Lyon — à récupérer auprès d'Alexandre avant de démarrer l'adaptation.
Un échange court pour identifier les automatisations prioritaires côté HoReCo, répondre à vos questions, et voir ensemble par quoi commencer.